İhale teklif hazırlama yazılımı: 18 saatlik dosyayı 5 saate indiren AI ekibi

Teklif dosyası anatomisi

İdari teklif: ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, vergi/SGK borcu yoktur belgesi, banka referans mektubu, iş deneyim belgesi, geçici teminat mektubu/dekontu, ihaleye katılım yasağı bulunmadığına dair beyan. Teknik teklif: yöntem açıklaması, iş programı (Gantt), kullanılacak ekipman listesi, anahtar personel CV'leri, kalite planı, HSE planı, referans projelerin detaylı tanıtımı.

Mali teklif: birim fiyat tablosu (yapım) veya götürü bedel teklifi (hizmet/mal). Bu üç parça ayrı ayrı zarflanır (klasik) veya elektronik teklifte ayrı PDF olarak yüklenir. Tendermeister ilk iki parçayı %85 oranında otomatize eder; üçüncüsü insan stratejisi.

AI iskelet üretimi nasıl çalışır?

Sistem ilk olarak şartnameyi okur. İkinci adımda firmanızın geçmiş tekliflerinden benzer olanları bulur (CPV + tutar + idare benzerliği). Üçüncü adımda yeni ihalenin gereksinimlerini geçmiş teklif yapısına uygulayarak iskelet üretir.

Çıktıda şu bölümler hazır gelir: kapak yazısı, kurumsal özgeçmiş, benzer iş referansları (en uygun 3 referans seçilmiş, neden benzer açıklanmış), iş yöntemi taslağı, iş programı, ekipman/personel listesi. Toplam 25-40 sayfalık bir Word dosyası, 18-22 dakikada hazır.

Belge kütüphanesi ve süre takibi

Firma yapınızdaki tüm belgeler (sicil, sirküler, vergi/SGK belgeleri, ISO sertifikaları, iş deneyim belgeleri, banka mektupları) tek kütüphanede tutulur. Her belgenin geçerlilik süresi sistemde; süre dolmadan 30 gün önce hatırlatma gelir. Bir ihale açtığınızda sistem şartnameyi okuyup gereken belgeleri kütüphane ile karşılaştırır; eksik veya süresi dolanları kırmızı işaretler.

Tipik bir teklif yöneticisi şartnamede istenen 14 belgeden 11'inin hazır, 2'sinin süresinin dolmuş, 1'inin hiç olmadığını öğrenmek için yarım saat harcar. Tendermeister 3 saniyede gösterir.

Geçici teminat ve banka entegrasyonu

Geçici teminat yaklaşık maliyetin %3'ünü geçemez (4734 madde 33). Sistem şartnameden yaklaşık maliyeti çeker, %3'ü hesaplar, kayıtlı banka referansınızla teminat mektubu istek formunu hazırlar. Banka API entegrasyonu (Garanti BBVA, İş Bankası, Akbank, Yapı Kredi için Premium plan) ile mektup talebi tek tıkla bankaya iletilir; ortalama 2-4 saatte mektup elinize gelir.

Birim fiyat çalışması ve mali teklif

Birim fiyat çalışmasını AI yapmaz; bu mühendislik ve maliyet uzmanlığı ister. Ancak Tendermeister şu yardımcı araçları sunar: birim fiyat şablonu, geçmiş benzer projelerin birim fiyat ortalamaları (anonim, sektör bazlı), kâr/zarar simülasyonu, aşırı düşük teklif sınırı tahmini (KİK formülü ile).

Aşırı düşük teklif sınırı kritik. Teklifiniz bu sınırın altında kalırsa idare gerekçeli sorgu yapar; cevaplayamazsanız teklifiniz değerlendirme dışı kalır.

Son 24 saat checklist

Teklif teslim öncesi son 24 saatte yapılan hatalar en pahalı olan. Sistem otomatik checklist çalıştırır:

• Geçici teminat dekontu/mektubu yüklü mü?
• Tüm bey­annameler imzalı mı?
• İmza sirkülerinin geçerlilik süresi dolmadı mı?
• Vergi/SGK belgesinin tarihi son 30 gün içinde mi?
• Banka referans mektubunun tutarı yeterli mi?
• İş deneyim belgesinin sürekliliği var mı?
• Teknik teklifin tüm bölümleri tamam mı?
• Mali teklif imzalı ve mühürlü mü?
• Tüm sayfalar parafelenmiş mi?

Elektronik teklif (e-teklif) yükleme

EKAP'ta elektronik teklif zorunlu olan ihaleler artıyor (yapım için %60+, hizmet için %85+). Sistem hazır PDF'leri EKAP arayüzünün istediği formatta üretir; her dosya isimlendirme kuralı, sayfa sayısı limiti ve PDF/A formatı dahil. EKAP'a yükleme adımı manuel kalır (4734 madde 35'e göre teklif sahibi yetkili kişinin yapması gerekir).

Versiyonlama ve ekip işbirliği

Bir teklif dosyası üzerinde 3-7 kişi çalışır. Versiyonlama olmadan 6 saat sonra "hangisi son sürüm?" sorusu kaosa dönüşür. Tendermeister tüm değişiklikleri Git benzeri versiyonlar; kim ne zaman ne değiştirdi görünür. Aynı anda iki kişi aynı bölümü düzenlerse sistem uyarır, çakışmayı çözer.