İhale teklif hazırlama yazılımı: 18 saatlik dosyayı 5 saate indiren AI ekibi

Teklif dosyası anatomisi

İdari teklif: ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, vergi/SGK borcu yoktur belgesi, banka referans mektubu, iş deneyim belgesi, geçici teminat mektubu/dekontu, ihaleye katılım yasağı bulunmadığına dair beyan. Teknik teklif: yöntem açıklaması, iş programı (Gantt), kullanılacak ekipman listesi, anahtar personel CV'leri, kalite planı, HSE planı, referans projelerin detaylı tanıtımı.

Mali teklif: birim fiyat tablosu (yapım) veya götürü bedel teklifi (hizmet/mal). Bu üç parça ayrı ayrı zarflanır (klasik) veya elektronik teklifte ayrı PDF olarak yüklenir. Tendermeister ilk iki parçayı %85 oranında otomatize eder; üçüncüsü insan stratejisi.

AI iskelet üretimi nasıl çalışır?

Sistem ilk olarak şartnameyi okur. İkinci adımda firmanızın geçmiş tekliflerinden benzer olanları bulur (CPV + tutar + idare benzerliği). Üçüncü adımda yeni ihalenin gereksinimlerini geçmiş teklif yapısına uygulayarak iskelet üretir.

Çıktıda şu bölümler hazır gelir: kapak yazısı, kurumsal özgeçmiş, benzer iş referansları (en uygun 3 referans seçilmiş, neden benzer açıklanmış), iş yöntemi taslağı, iş programı, ekipman/personel listesi. Toplam 25-40 sayfalık bir Word dosyası, 18-22 dakikada hazır.

Belge kütüphanesi ve süre takibi

Firma yapınızdaki tüm belgeler (sicil, sirküler, vergi/SGK belgeleri, ISO sertifikaları, iş deneyim belgeleri, banka mektupları) tek kütüphanede tutulur. Her belgenin geçerlilik süresi sistemde; süre dolmadan 30 gün önce hatırlatma gelir. Bir ihale açtığınızda sistem şartnameyi okuyup gereken belgeleri kütüphane ile karşılaştırır; eksik veya süresi dolanları kırmızı işaretler.

Tipik bir teklif yöneticisi şartnamede istenen 14 belgeden 11'inin hazır, 2'sinin süresinin dolmuş, 1'inin hiç olmadığını öğrenmek için yarım saat harcar. Tendermeister 3 saniyede gösterir.

Geçici teminat hesabı ve kontrolü

Geçici teminat teklif bedelinin en az %3'ü oranında sunulur (4734 madde 33). Sistem şartnamedeki geçici teminat şartlarını çıkarır, asgari %3 tutarını hesaplar ve son kontrol listesinde geçici teminat mektubu / dekontu doğrulamasını takip eder.

Birim fiyat çalışması ve mali teklif

Birim fiyat çalışmasını AI yapmaz; bu mühendislik ve maliyet uzmanlığı ister. Ancak Tendermeister şu yardımcı araçları sunar: birim fiyat şablonu, geçmiş projelerinizle karşılaştırma, kâr/zarar simülasyonu ve aşırı düşük teklif sınırı tahmini (KİK formülü ile).

Aşırı düşük teklif sınırı kritik. Teklifiniz bu sınırın altında kalırsa idare gerekçeli sorgu yapar; cevaplayamazsanız teklifiniz değerlendirme dışı kalır.

Son 24 saat checklist

Teklif teslim öncesi son 24 saatte yapılan hatalar en pahalı olan. Sistem otomatik checklist çalıştırır:

• Geçici teminat dekontu/mektubu yüklü mü?
• Tüm bey­annameler imzalı mı?
• İmza sirkülerinin geçerlilik süresi dolmadı mı?
• Vergi/SGK belgesinin tarihi son 30 gün içinde mi?
• Banka referans mektubunun tutarı yeterli mi?
• İş deneyim belgesinin sürekliliği var mı?
• Teknik teklifin tüm bölümleri tamam mı?
• Mali teklif imzalı ve mühürlü mü?
• Tüm sayfalar parafelenmiş mi?

Elektronik teklif (e-teklif) yükleme

EKAP'ta elektronik teklif zorunlu olan ihaleler artıyor (yapım için %60+, hizmet için %85+). Sistem hazır PDF'leri EKAP arayüzünün istediği formatta üretir; her dosya isimlendirme kuralı, sayfa sayısı limiti ve PDF/A formatı dahil. EKAP'a yükleme adımı manuel kalır (4734 madde 35'e göre teklif sahibi yetkili kişinin yapması gerekir).

Versiyonlama ve ekip işbirliği

Bir teklif dosyası üzerinde 3-7 kişi çalışır. Versiyonlama olmadan 6 saat sonra "hangisi son sürüm?" sorusu kaosa dönüşür. Tendermeister tüm değişiklikleri merkezi çalışma alanında tutar; ekip üyeleri aynı teklif paketi üzerinde koordineli şekilde çalışır.

EKAP İhale Sürecinin Tendermeister ile Uçtan Uca Yönetilmesi

Bir kamu ihalesine teklif verirken her adımın mevzuata uygun şekilde planlanması ve titizlikle yürütülmesi gerekir. Tendermeister kullanarak ihale hazırlık ve katılım sürecinizi nasıl optimize edebileceğinizi gösteren 5 aşamalı iş akış rehberimiz:

1. Şirket Profilinin Tanımlanması, Belge Arşivi ve CPV Eşleşmesi Faaliyet gösterdiğiniz sektörlerin CPV kodlarını, lisanslarınızı, ISO sertifikalarınızı, ticaret odası belgelerinizi ve iş deneyim belgelerinizi sisteme yükleyin. Profiliniz hazırlandıktan sonra Tendermeister sizin için en uygun KİK ilanlarını akıllı algoritmalarıyla süzerek ayıklamaya başlar. Belge arşiviniz, belgelerin geçerlilik sürelerini otomatik olarak takip eder ve yenileme zamanı yaklaştığında ekibinize uyarılar gönderir.
2. Akıllı Bildirim Entegrasyonu ve İlk Değerlendirme (Go/No-Go Kararı) Profilinize uyan bir ihale EKAP veya TED sistemlerinde yayımlandığı anda e-posta veya web paneli üzerinden bildirim alırsınız. AI Uygunluk Skoru (0-100 arası) sayesinde, ihalenin şirketiniz için kazanılabilir olup olmadığını ilk 3 dakikada analiz edebilir, lojistik, finansal yeterlilik ve teknik personel gibi zorlayıcı kriterleri hızlıca süzerek zamanınızı doğru işe odaklayabilirsiniz.
3. Şartname Analizi ve KO (Aşırı Düşük / Katılım) Kriter Kontrolü İhale dokümanlarını (idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı) tek tıkla sisteme yükleyin. Yapay zeka motorumuz, katılım için zorunlu olan belgeleri (KO kriterleri), mali riskleri, geçici teminat tutarlarını, asgari iş deneyim oranlarını, özel cezai şartları ve benzer iş tanımlarını 4 dakika içinde çıkararak gerekçeli bir rapor halinde sunar.
4. Teklif Dosyasının ve Yapay Zeka Destekli İskeletin Hazırlanması Sistem, geçmişte verdiğiniz başarılı teklifleri ve onaylanmış iş deneyimlerinizi analiz ederek yeni şartnamenin teknik teklif yöntemi ve yönetim organizasyonu bölümlerine uygun bir teklif iskeleti (.docx formatında) hazırlar. Geçici teminat tutarını şartnameye göre otomatik hesaplayarak hazırlık sürecini hızlandırır.
5. Son Kontrol (Preflight Check) ve Elektronik Teklifin EKAP'a Teslimi İhale teslimine 24 saat kala sistem 23 maddelik e-teklif son kontrol listesini çalıştırır. İmza sirkülerinin geçerliliği, geçici teminat dekontu, birim fiyat cetvellerinin aritmetik tutarlılığı ve beyannamelerin eksiksiz olduğunu teyit ederek e-teklif dosyanızı EKAP'a yüklemeye hazır hale getirir ve son dakika hatalarını engeller.

Teknik Uyumluluk, KVKK ve Veri Güvenliği Standartları

Kamu ihale süreçlerinde bilgi güvenliği, ticari sırların korunması ve yasal uyumluluk en yüksek önceliğe sahiptir. Tendermeister, teklif stratejilerinizin, idari şartnamelerinizin, birim fiyat cetvellerinizin ve şirketinizin hassas belgelerinin gizliliğini korumak amacıyla kurumsal düzeyde güvenlik altyapısı sunar. Yapay zeka destekli analiz süreçlerimizi, Türkiye ve Avrupa Birliği veri güvenliği standartlarıyla uyumlu şekilde yürütüyoruz: