EKAP takip programı: 700 ilanı süzüp sadece doğru 8 tanesini önünüze koyan akıllı sistem

EKAP'ın resmi RSS'i neden yetmiyor?

EKAP'ın kamuya açık RSS akışı yalnızca son 50 ilanı listeler ve filtreleme yoktur. Yoğun günlerde (özellikle yıl sonu) bu 50 ilan 2-3 saat içinde yenilenir; yani sabah RSS'inize bakmamışsanız ortalık çoktan değişmiş olur. Birçok ekip bu yüzden RSS'i 5 dakikada bir çeken küçük scriptler yazar; ama o scriptler de IP engellemesine takılır, bakım pencerelerinde durur, kimsenin sahip olmadığı bir altyapıya dönüşür.

Tendermeister EKAP'ı düzenli aralıklarla tarar. Yeni bir ilan tespit ettiğinde aynı anda hem profil eşleşmesi yapar hem de bildirim kuyruğuna alır. Böylece manuel kontrol sırasında gözden kaçabilecek ilanlar sistematik olarak yakalanır.

Profil tabanlı filtre — temiz bildirim için temel

Bildirim sistemi sadece ne kadar hızlı çalıştığıyla değil, ne kadar az "alakasız" bildirim ürettiğiyle de ölçülür. Ekibe günde 47 ilan bildirimi yağarsa, 3. günden sonra kimse okumaz. Tendermeister'da her firma için en az bir ihale profili tanımlanır. Profil şu altı eksende çalışır:

• CPV kodları (10-30 arası önerilir; çok fazla CPV gürültü yapar)
• NUTS-2 / il filtresi (örneğin sadece Marmara veya sadece İstanbul + Kocaeli + Bursa)
• Tutar aralığı (yaklaşık maliyetin alt-üst sınırı; "300 bin TL altı pek bize göre değil" demek gibi)
• Anahtar kelimeler (pozitif ve negatif: "fotovoltaik" istiyorum, "rüzgâr türbini" istemiyorum)
• İhale türü (açık ihale, belli istekliler arasında, pazarlık usulü, doğrudan temin)
• İdare türü (büyükşehir belediyesi, ilçe, bakanlık, üniversite, KİT)

Profil çoğullanabilir. Bir mühendislik firması "tasarım işleri" ve "yapım işleri" diye iki ayrı profil tutabilir; her birinin kendi bildirim kanalı olur. Holdingler her şirket için ayrı profil tutar.

E-posta ve Web Paneli Bildirimleri

Türkiye'deki teklif ekipleri bildirim kanalı olarak yapılandırılmış e-posta özetlerini ve merkezi web panelini yoğun olarak kullanmaktadır. Tendermeister her yeni eşleşmeyi net bir özet kartıyla sunar.

Bildirim özeti formatı şöyle görünür:

🟢 Skor 87 · Yeni ilan
İBB · Su Kuyu Sondajı (Beykoz)
Yaklaşık maliyet: 4.2 milyon TL
Geçici teminat: 126.000 TL
Son teklif: 8 Mayıs 2026 · 11:00
🔗 Detay: tendermeister.com/tr

Web panelinde ekip üyeleri ilanı tek tıkla kendi üzerine alabilir, durumunu güncelleyebilir ve doğrudan şartname analizine geçebilir.

Sessiz saatler ve hafta sonu kuralı

EKAP zaten 02:00-04:00 arası bakımda; o saatte ilan yayımlanmaz. Ama 19:00'da yayımlanan bir ilan için bildirim gelmesi de ekip yorgunluğu yaratır. Tendermeister'da varsayılan olarak 22:00-07:00 arası "sessiz saatler" tanımlıdır; bu saatlerde ilanlar kuyruğa alınır, sabah 07:00'de toplu olarak gönderilir.

Hafta sonu için iki seçenek vardır: ya tamamen kapalı (Pazartesi sabahı dijest), ya da sadece 90+ skorlu ilanlar için açık. İkincisi büyük tutarlı veya nadir CPV kodu işlerini takip eden ekipler için faydalı; çünkü bu tip ilanlar Cuma 17:00'den sonra yayımlanma eğilimindedir.

Ekip dağıtımı: kim hangi ihaleye bakacak?

3-15 kişilik teklif ekiplerinde "bu ihaleye kim bakıyor?" sorusu günde 20 kez sorulur. Tendermeister'da bu soruyu sistem sorar değil, sistem cevaplar. İki dağıtım modu var:

• Otomatik atama: CPV bazlı kurallar yazarsınız (örn. "45200000 inşaat ilanları → Mehmet", "33100000 tıbbi cihaz → Ayşe"). Yeni ilan geldiğinde sistem doğru kişiye atar; 90 dakika içinde "kabul" yoksa alternatif kişiye geçer.
• Açık kuyruk: Tüm uygun ilanlar ortak ekip listesine düşer; ekip kendi alır. Daha küçük ekipler için doğal bir model.

Atama bilgisi panelde görünür; haftalık raporda "kim kaç ihaleye baktı, kaç tanesinde teklif verme kararı çıktı" istatistikleri izlenebilir. Bu hem ekip içi şeffaflık hem süreç kontrolü sağlar.

Geri sayım sayacı ve son tarih hatırlatıcısı

Her ilanın "son teklif tarihi" var; ama bu tarih çoğu zaman çalışma günüyle uyuşmuyor. Pazartesi 09:00 son tarihli bir ilan, Cuma akşam 18:00'den sonra üzerinde çalışılamayacak demektir; gerçekte 4 günlük süreniz değil, 1.5 gün çalışma süreniz vardır. Tendermeister bu mantığı içerir.

Sistem üç hatırlatma yapar: son tarihten 7 gün önce ("teklif kararı verildi mi?"), 3 gün önce ("teklif dosyası yüklendi mi?"), 24 saat önce ("son kontrol — geçici teminat dekontu, yetki belgesi"). Hatırlatmalar atanan kişiye gider; cevapsız kalırsa ekip yöneticisine bilgi düşer.

Geçmiş ilanlar arşivi ve eğilim analizi

Tendermeister sadece yeni ilanları takip etmiyor; geçmiş ihale verilerini de analiz etmenize yardımcı olur. Belirli bir CPV koduna göre hangi idarelerin düzenli alım yaptığı ve ortalama yaklaşık maliyet aralıkları incelenebilir. Bu bilgi yıllık planlama ve segmentasyon için yol göstericidir.

Örnek senaryo: Bir IT firması "33196000 tıbbi bilgi sistemleri" CPV koduna baktığında en aktif alım yapan kamu idarelerini (Sağlık Bakanlığı il müdürlükleri, üniversite hastaneleri) ve tipik bütçe büyüklüklerini görerek iş geliştirme stratejisini şekillendirebilir.

Bildirim kalitesi nasıl iyileştirilir?

İlk hafta bildirim sayısı çoğunlukla yüksek olur — profil yeterince keskin değildir. İkinci haftada ekip "evet/hayır" geri bildirimi vermeye başlar; profil filtreleri buna göre hassaslaştırılır. Böylece gürültü azalır ve yalnızca teklif verilebilir nitelikteki ilanlar öne çıkar.

Önerimiz: İlk hafta aşırı dar filtreleme yapmayın, gelen eşleşmeleri gözlemleyin; ikinci haftadan itibaren negatif anahtar kelimeler ve alt bütçe sınırlarıyla profilinizi daraltın.

EKAP İhale Sürecinin Tendermeister ile Uçtan Uca Yönetilmesi

Bir kamu ihalesine teklif verirken her adımın mevzuata uygun şekilde planlanması ve titizlikle yürütülmesi gerekir. Tendermeister kullanarak ihale hazırlık ve katılım sürecinizi nasıl optimize edebileceğinizi gösteren 5 aşamalı iş akış rehberimiz:

1. Şirket Profilinin Tanımlanması, Belge Arşivi ve CPV Eşleşmesi Faaliyet gösterdiğiniz sektörlerin CPV kodlarını, lisanslarınızı, ISO sertifikalarınızı, ticaret odası belgelerinizi ve iş deneyim belgelerinizi sisteme yükleyin. Profiliniz hazırlandıktan sonra Tendermeister sizin için en uygun KİK ilanlarını akıllı algoritmalarıyla süzerek ayıklamaya başlar. Belge arşiviniz, belgelerin geçerlilik sürelerini otomatik olarak takip eder ve yenileme zamanı yaklaştığında ekibinize uyarılar gönderir.
2. Akıllı Bildirim Entegrasyonu ve İlk Değerlendirme (Go/No-Go Kararı) Profilinize uyan bir ihale EKAP veya TED sistemlerinde yayımlandığı anda e-posta veya web paneli üzerinden bildirim alırsınız. AI Uygunluk Skoru (0-100 arası) sayesinde, ihalenin şirketiniz için kazanılabilir olup olmadığını ilk 3 dakikada analiz edebilir, lojistik, finansal yeterlilik ve teknik personel gibi zorlayıcı kriterleri hızlıca süzerek zamanınızı doğru işe odaklayabilirsiniz.
3. Şartname Analizi ve KO (Aşırı Düşük / Katılım) Kriter Kontrolü İhale dokümanlarını (idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı) tek tıkla sisteme yükleyin. Yapay zeka motorumuz, katılım için zorunlu olan belgeleri (KO kriterleri), mali riskleri, geçici teminat tutarlarını, asgari iş deneyim oranlarını, özel cezai şartları ve benzer iş tanımlarını 4 dakika içinde çıkararak gerekçeli bir rapor halinde sunar.
4. Teklif Dosyasının ve Yapay Zeka Destekli İskeletin Hazırlanması Sistem, geçmişte verdiğiniz başarılı teklifleri ve onaylanmış iş deneyimlerinizi analiz ederek yeni şartnamenin teknik teklif yöntemi ve yönetim organizasyonu bölümlerine uygun bir teklif iskeleti (.docx formatında) hazırlar. Geçici teminat tutarını şartnameye göre otomatik hesaplayarak hazırlık sürecini hızlandırır.
5. Son Kontrol (Preflight Check) ve Elektronik Teklifin EKAP'a Teslimi İhale teslimine 24 saat kala sistem 23 maddelik e-teklif son kontrol listesini çalıştırır. İmza sirkülerinin geçerliliği, geçici teminat dekontu, birim fiyat cetvellerinin aritmetik tutarlılığı ve beyannamelerin eksiksiz olduğunu teyit ederek e-teklif dosyanızı EKAP'a yüklemeye hazır hale getirir ve son dakika hatalarını engeller.

Teknik Uyumluluk, KVKK ve Veri Güvenliği Standartları

Kamu ihale süreçlerinde bilgi güvenliği, ticari sırların korunması ve yasal uyumluluk en yüksek önceliğe sahiptir. Tendermeister, teklif stratejilerinizin, idari şartnamelerinizin, birim fiyat cetvellerinizin ve şirketinizin hassas belgelerinin gizliliğini korumak amacıyla kurumsal düzeyde güvenlik altyapısı sunar. Yapay zeka destekli analiz süreçlerimizi, Türkiye ve Avrupa Birliği veri güvenliği standartlarıyla uyumlu şekilde yürütüyoruz: