EKAP ihale arama yazılımı: 250 binden fazla ilan içinden size uygun olanı bulan AI

EKAP'ta arama neden bu kadar yorucu?

EKAP — Kamu İhale Kurumu'nun (KİK) ilan platformu — Türkiye'deki tüm 4734 kapsamı kamu alımlarının yayımlandığı tek noktadır. Tasarımı 2008-2012 dönemine ait; bugünkü hacimle çok zorlanıyor. Filtre yapınız sektörünüz dışına bir maddede taşarsa onlarca alakasız ilan çıkar; bir CPV kodunu unutursanız tam size göre işi kaçırırsınız.

2025 itibarıyla EKAP'ta yıllık yayımlanan ilan sayısı 250 bini aşıyor. Buna rağmen platformun arama mantığı tek seferlik POST tabanlı ve gece 02:00-04:00 arasında bakım için kapanıyor. Ekipler kendi RSS akışlarını kuruyor, Excel'e döküyor, bazıları bir stajyere "her sabah 09:00'da ekrana bak" diyor. Bu, doğru ihalenin gözden kaçtığı saniyenin neden bu kadar yaygın olduğunu açıklıyor.

Geçen ay Konya'lı bir mekanik taahhüt firması ile konuşurken, üç haftadır iki kişiyi tam zamanlı EKAP'ta gezdirdiklerini öğrendik. 47 ihaleye baktıklarını, 4'üne teklif verdiklerini, 1'ini kazandıklarını anlattılar. Tendermeister kurulduktan sonra ilk ay aynı ekip 96 ihaleye bakabildi, 11'ine teklif verdi, 3'ünü kazandı. Süre değil, doğru ihaleye teklif verme oranı değişti.

Tendermeister tarama mantığı: CPV + NUTS + ciro + AI

Sistem her firma için bir ihale profili tutar: ana CPV kodları (örn. 71300000 mühendislik hizmetleri, 45000000 inşaat), faaliyet bölgeleri (NUTS-2 / il), yıllık ciro aralığı, eski referans projeler, anahtar kelimeler ve dışlanması gereken kelimeler. EKAP'ta yeni bir ilan yayımlandığında bu profille karşılaştırma yapar.

Karşılaştırma kuralları sadece anahtar kelime eşleşmesi değil. Şartnamenin teknik bölümünü okur — örneğin "2 yıl içinde tamamlanmış benzer iş bedelinin %80'i" şartı varsa firmanın referanslarını tarar, eşleşip eşleşmediğini söyler. Geçici teminat oranı %3'ü aşan büyük işlerde, firmanın bankacılık limitleri makul mu sorusunu ekibe yöneltir.

Sonuç: her ilan için 0-100 arası bir uygunluk skoru, neden bu skor verildiğine dair 3-5 maddelik gerekçe, son teklif tarihine kalan süre ve şartname özetinin ilk 80 kelimesi. Ekibiniz "evet" / "hayır" demeden önce her şeyi görmüş olur.

Bildirim kanalları: e-posta, Slack, Telegram, panel

Yeni bir uygun ihale tespit edildiğinde, ekibinize hangi kanaldan ulaşılacağını siz belirlersiniz. Üç tipik kurulum görüyoruz:

• Tek karar verici: Sabah 08:30'da günlük özet e-postası — bir önceki günden 09:00'a kadar yayımlanan tüm uygun ilanlar, skor sırasında.
• Küçük ekip (3-5 kişi): Slack veya Telegram kanalı — uygunluk skoru 75 üzerinde her ilan anında düşer; ekip orada "ben bakıyorum" diyebilir.
• Büyük ekip: Panelde "atanmamış" kuyruğu — bir ihale geldiğinde otomatik olarak ilgili sektör yöneticisine atanır, kabul edilmezse 90 dakika sonra alternatif kişiye geçer.

Sessiz saatler — gece 22:00 - sabah 07:00 arası — kapatılabilir. Hafta sonu yalnızca 90+ skorlu ilanlar için bildirim üretebilir. Mesai dışı sürekli bildirim almak ekipleri yorar; bunu öğrendik.

Şartname özeti: 4 dakikada okumanız gereken her şey

Bir ihale şartnamesi 30-180 sayfa arasında değişir. İdari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve zeyilnameler ayrı ayrı dosyalardır. Tendermeister tüm dosyaları okur ve şu özeti üretir:

• İhalenin amacı, kapsamı ve süresi (3-4 cümle)
• Yaklaşık maliyet kamuoyuna açık ise tutar; değilse "açıklanmamış"
• Geçici teminat oranı ve hesaplaması (yaklaşık maliyetin %3'ü, üst sınır 4734/34)
• İş bitirme belgesi şartı (örn. "son 5 yıl içinde tamamlanan tek bir benzer iş bedelinin %50'si")
• Ekonomik ve mali yeterlik (banka referansı, ciro oranı)
• Teknik personel ve makine ekipman şartları
• Süre cezası, fesih halleri, kabul prosedürü
• Risk noktaları: alışılmadık maddeler (örn. ABD doları kuru endeksli ödeme, %20 üstü garanti süresi, koşullu fesih)

Ekip bu özeti 3-4 dakikada okur ve "git/gitme" kararını çoğu zaman tek başına verebilir. Detaylı incelemeye geçenler ise zaten kazanma olasılığı yüksek olanlardır.

AI uygunluk skoru nasıl hesaplanıyor?

Skor şu altı bileşenin ağırlıklı toplamıdır:

1. Sektör eşleşmesi (35 puan): CPV kodlarının kesişimi + şartnamedeki teknik anahtar kelimelerin firma profilindeki anahtar kelimelerle örtüşmesi.
2. Bölgesel uygunluk (15 puan): NUTS-2 / il eşleşmesi, lojistik mesafe (örneğin İstanbul firması Hakkari işine gider mi gerçekten?), bayi ağı.
3. Mali kapasite (15 puan): Geçici teminat tutarı + iş bitirme şartı firma için makul bir aralıkta mı.
4. Referans uyumu (15 puan): İstenen iş bitirme belgesinin firmanın geçmiş 5 yıllık projelerinden hangisini sayabileceği.
5. Rekabet tahmini (10 puan): Aynı CPV + il + tutar aralığında geçmiş 12 aydaki katılımcı sayısı; 3-5 katılımcılı pazarlar yüksek puan, 25+ katılımcılı pazarlar düşük puan alır.
6. Risk düzeltmesi (10 puan): Şartnamede tespit edilen alışılmadık maddeler, KİK Kurul kararlarıyla tartışmalı bulunmuş benzer ifadeler, idari geçmiş.

Skor sadece bir sayı değil; her bileşen için tek tek gerekçe yazılır. Ekip "neden 78?" diye sorduğunda cevap iki tıkla görünür: "Sektör tam eşleşme (35/35), il dışı projeniz az (8/15), iş bitirme şartı sınırda (10/15)…"

KİK Kurul kararları ile risk denetimi

Şartnamenin bazı maddeleri kâğıt üstünde sorunsuz görünür ama KİK Kurul kararlarıyla daha önce iptal edilmiş veya itiraz konusu olmuştur. Tendermeister KİK'in 2018-2025 arası yayımladığı ~38.000 Kurul kararını indekslidir. Şartnamede benzer bir madde tespit ederse "Bu ifade 2023/UH.II-... sayılı kararda iptal edildi, idare bunu zeyilname ile düzeltebilir" notunu düşer.

Bu özellikle aşırı düşük teklif değerlendirmesi, yerli istekli lehine düzenleme, geçici teminat iadesi ve marka belirtilmesi konularında işe yarıyor. Geçen sene Mersin'de bir IT firması, şartnamede belirtilen tek marka kısıtlamasına itiraz etti; Kurul itirazı kabul etti, ihale yeniden ilan edildi. Tendermeister bunu bir gün önceden uyarmıştı.

KVKK ve GDPR — verileriniz nerede?

Tendermeister tüm müşteri verilerini Frankfurt'taki Google Cloud europe-west1 bölgesinde tutar. Bu hem KVKK hem GDPR uyumlu bir yapıdır. Sistemde tutulan veriler: firma profili (CPV, ciro aralığı, referans listesi), arama kayıtları, ekip üyeleri ve onların oturum bilgileri.

EKAP'taki ilan verisi zaten kamuya açık; biz sadece arama hizmeti veriyoruz. Üçüncü taraf reklam izleme yok, müşteri verisi hiçbir koşulda satılmaz. Aydınlatma metni ve veri işleme sözleşmesi (KVKK m.10 ve GDPR Article 28) talep eden her müşteri için 24 saat içinde sağlanır.

EKAP API kısıtlamaları ve nasıl aşıldığı

EKAP'ın resmi bir kamu API'si yoktur. RSS akışları sınırlı (sadece son ~50 ilan), HTML scrape yapısı sık değişir, gece bakım pencereleri vardır. Tendermeister EKAP arayüzünü saygılı bir hız sınırıyla (saniyede 1-2 istek) tarar, hash tabanlı diff yapar — yani aynı ilanı tekrar tekrar çekmez. Yeni ilanları 90 saniye içinde yakalar; KİK'in resmi yayın hızıyla aynıdır.

Bakım pencerelerinde (gece 02:00-04:00 civarı) sistem bekleme moduna girer; bu saatlerde ilan yayımlanmadığı için kayıp olmaz. Bayram ve resmi tatillerde EKAP zaten ilan yayımlamaz, dolayısıyla ekip de sakin gün geçirir.

Fiyatlandırma — Starter'dan Premium'a

Üç plan var: Starter 149 EUR/ay (1 kullanıcı, 5 takip profili, e-posta bildirim), Business 249 EUR/ay (5 kullanıcı, 20 profil, Slack + Telegram, AI şartname analizi sınırsız), Premium 449 EUR/ay (sınırsız kullanıcı, sınırsız profil, AI teklif iskeleti, özel destek). Yıllık ödemede 2 ay ücretsizdir. Tüm planlarda 14 gün ücretsiz deneme; kredi kartı zorunlu değil.

KOBİ desteği kapsamında, çalışan sayısı 50'nin altındaki firmalara ilk 3 ay %30 indirim uyguluyoruz. Detayları KOBİ ihale yazılımı sayfasında bulabilirsiniz.

Hangi sektörler için uygun?

EKAP'ta her sektörden ilan yayımlanıyor; Tendermeister bunların hepsini takip eder. En yoğun kullanım: yapım işleri (inşaat, altyapı, bakım), hizmet alımları (temizlik, güvenlik, IT, danışmanlık) ve mal alımları (tıbbi cihaz, ofis, IT donanım, araç).

Şehir bazlı odaklı çalışmak isteyenler için ayrı sayfalarımız var: İstanbul ihaleleri, Ankara ihaleleri, İzmir ihaleleri.

EKAP İhale Sürecinin Tendermeister ile Uçtan Uca Yönetilmesi

Bir kamu ihalesine teklif verirken her adımın mevzuata uygun şekilde planlanması ve titizlikle yürütülmesi gerekir. Tendermeister kullanarak ihale hazırlık ve katılım sürecinizi nasıl optimize edebileceğinizi gösteren 5 aşamalı iş akış rehberimiz:

1. Şirket Profilinin Tanımlanması, Belge Arşivi ve CPV Eşleşmesi Faaliyet gösterdiğiniz sektörlerin CPV kodlarını, lisanslarınızı, ISO sertifikalarınızı, ticaret odası belgelerinizi ve iş deneyim belgelerinizi sisteme yükleyin. Profiliniz hazırlandıktan sonra Tendermeister sizin için en uygun KİK ilanlarını akıllı algoritmalarıyla süzerek ayıklamaya başlar. Belge arşiviniz, belgelerin geçerlilik sürelerini otomatik olarak takip eder ve yenileme zamanı yaklaştığında ekibinize uyarılar gönderir.
2. Akıllı Bildirim Entegrasyonu ve İlk Değerlendirme (Go/No-Go Kararı) Profilinize uyan bir ihale EKAP veya TED sistemlerinde yayımlandığı anda Telegram, Slack veya e-posta üzerinden anlık bildirim alırsınız. AI Uygunluk Skoru (0-100 arası) sayesinde, ihalenin şirketiniz için kazanılabilir olup olmadığını ilk 3 dakikada analiz edebilir, lojistik, finansal yeterlilik ve teknik personel gibi zorlayıcı kriterleri hızlıca süzerek zamanınızı doğru işe odaklayabilirsiniz.
3. Şartname Analizi ve KO (Aşırı Düşük / Katılım) Kriter Kontrolü İhale dokümanlarını (idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı) tek tıkla sisteme yükleyin. Yapay zeka motorumuz, katılım için zorunlu olan belgeleri (KO kriterleri), mali riskleri, geçici teminat tutarlarını, asgari iş deneyim oranlarını, özel cezai şartları ve benzer iş tanımlarını 4 dakika içinde çıkararak gerekçeli bir rapor halinde sunar.
4. Teklif Dosyasının ve Yapay Zeka Destekli İskeletin Hazırlanması Sistem, geçmişte verdiğiniz başarılı teklifleri ve onaylanmış iş deneyimlerinizi analiz ederek yeni şartnamenin teknik teklif yöntemi ve yönetim organizasyonu bölümlerine uygun bir teklif iskeleti (.docx formatında) hazırlar. Geçici teminat mektubu talebini entegre bankanıza iletmek için gerekli formları ve evrakları otomatik oluşturarak bankacılık süreçlerini hızlandırır.
5. Son Kontrol (Preflight Check) ve Elektronik Teklifin EKAP'a Teslimi İhale teslimine 24 saat kala sistem 23 maddelik e-teklif son kontrol listesini çalıştırır. İmza sirkülerinin geçerliliği, geçici teminat dekontu, birim fiyat cetvellerinin aritmetik tutarlılığı ve beyannamelerin eksiksiz olduğunu teyit ederek e-teklif dosyanızı EKAP'a yüklemeye hazır hale getirir ve son dakika hatalarını engeller.

Teknik Uyumluluk, KVKK ve Veri Güvenliği Standartları

Kamu ihale süreçlerinde bilgi güvenliği, ticari sırların korunması ve yasal uyumluluk en yüksek önceliğe sahiptir. Tendermeister, teklif stratejilerinizin, idari şartnamelerinizin, birim fiyat cetvellerinizin ve şirketinizin hassas belgelerinin gizliliğini korumak amacıyla kurumsal düzeyde güvenlik altyapısı sunar. Yapay zeka destekli analiz süreçlerimizi, Türkiye ve Avrupa Birliği veri güvenliği standartlarıyla tam uyumlu şekilde yürütüyoruz. Bu doğrultuda aşağıdaki uyumluluk ve güvenlik protokollerini taahhüt ediyoruz: