TTendermeisterTR

· Tendermeister Editör Ekibi

EKAP takip programı nasıl seçilir? 2026 için satın alma rehberi

EKAP ihale takibi için laptop ekranında çalışan teklif ekibi
Foto: Tima Miroshnichenko / Pexels

EKAP takip programı arayan firmaların çoğu aynı noktadan başlıyor: ekip her sabah EKAP ekranını, birkaç şehir belediyesi sayfasını ve e-posta kutusunu kontrol ediyor. İlk haftalarda bu yöntem idare eder. Üç ay sonra tablo değişir. Bir kişi izinliyken ilan kaçırılır, doğru OKAS/CPV filtresi unutulur, şartname geç açılır, son teklif tarihine iki gün kala panik başlar.

İyi bir takip programı yalnızca “yeni ihale var” dememeli. Firmanızın işi, kapasitesi, şehirleri, belgeleri ve geçmiş referanslarıyla gerçekten uyumlu fırsatları ayırmalı. Bir tekstil tedarikçisi için güvenlik hizmeti ihalesi gürültüdür. İstanbul ağırlıklı çalışan bir bakım firması için Van’daki düşük tutarlı iş çoğu zaman zaman kaybıdır. Yazılım burada satış ekibinin dikkatini korur.

Bu rehberde satın almadan önce bakmanız gereken kriterleri netleştiriyoruz. Çünkü kötü seçilmiş bir EKAP takip programı, Excel’den biraz daha şık bir alarm sisteminden ibaret kalır.

Kısa cevap: iyi EKAP takip programı ne yapar?

İyi bir EKAP takip programı üç işi güvenilir biçimde yapar:

  1. EKAP ve ilgili kaynakları düzenli tarar.
  2. Uygunluk skoruyla ilgisiz ilanları ayıklar.
  3. Şartname, belge ve son tarih risklerini teklif ekibine erken gösterir.

Tendermeister tarafında bu akış EKAP takip programı sayfasında anlattığımız gibi çalışır: yeni ilan yakalanır, şirket profiliyle karşılaştırılır, AI uygunluk skoru çıkar, ekip Slack/Telegram/e-posta üzerinden bilgilendirilir. Skor düşükse ilan arşive düşer; skor yüksekse teklif dosyası açılır.

Satın alma kriterini “kaç portal tarıyor?” sorusundan başlatmak doğru ama eksik. Asıl soru şu: “Bu program ekibimin kazanılabilir işleri daha hızlı seçmesini sağlıyor mu?”

Neden sadece anahtar kelime filtresi yetmez?

Klasik takip araçlarının çoğu anahtar kelime mantığıyla çalışır. “Temizlik”, “yazılım”, “araç kiralama”, “tıbbi cihaz” gibi kelimeler girilir. Sistem bu kelimeleri içeren ilanları gönderir.

Sorun şu: kamu ilanları her zaman sizin kullandığınız dille yazılmaz. Bir yazılım geliştirme işi “kurumsal bilgi sistemi bakım ve geliştirme hizmeti” diye geçebilir. Bir siber güvenlik işi “bilgi güvenliği danışmanlık ve test hizmet alımı” şeklinde yayımlanabilir. Anahtar kelime tam eşleşmezse fırsat kaçabilir.

Tersi de olur. “Bakım” kelimesi yüzlerce farklı sektörde geçer. HVAC bakım, araç bakım, yazılım bakım, peyzaj bakım. Sadece kelimeye bakarsanız teklif ekibi alakasız ilanlarla boğulur.

Bu yüzden modern bir kamu ihale yazılımı semantik analiz kullanmalı. İlan konusu, OKAS/CPV kodu, idare, şehir, yaklaşık maliyet aralığı ve firmanın geçmiş referansları birlikte okunmalı. AI uygunluk skoru burada anlam kazanır.

Satın almadan önce bakılacak 9 kriter

1. Kaynak kapsamı

Program yalnızca EKAP’ı mı izliyor, yoksa TED ve belediye/kurum duyurularını da kapsıyor mu? Türkiye’de kamu alımlarının merkezi omurgası EKAP olsa da bazı duyurular ek doküman veya karar bilgisi için farklı sayfalara yönlendirebilir. Avrupa tarafına bakan firmalar için TED takibi de önemlidir.

KOBİ’ler için pratik öneri: önce EKAP + şehir/sector filtresi yeterli olur. İhracat veya AB pazarı hedefiniz varsa TED’i ilk günden açın.

2. Bildirim hızı

Bir ihale yayımlandıktan sonra ilk 24 saat değerlidir. Bieter sorusu sormak, şartname indirmek, belge eksiklerini görmek ve banka teminat hazırlığına başlamak için zaman gerekir. Programın bildirim gecikmesini sorun. Dakika mı, saat mi, yoksa günlük özet mi?

Tendermeister’de yeni ilanlar pratikte 60-120 saniye içinde yakalanacak şekilde tasarlandı. Detaylarını ihale bildirim sistemi modülünde anlatıyoruz.

3. AI uygunluk skoru

“Bu ihale bize uygun mu?” sorusu tek bir kelime filtresiyle cevaplanmaz. Skor şu sinyalleri birlikte kullanmalı:

Bir program yalnızca “kelime geçti” diyorsa, satın alma kararı için yetersizdir. Skorun gerekçesi de görünmeli. “%84 uygun” tek başına işe yaramaz; “sektör tam eşleşti, şehir uzak, iş deneyim belgesi sınırda” gibi açıklama gerekir.

4. Şartname analizi

İlan bulmak başlangıçtır. Kazanmak için şartnameyi hızlı okumak gerekir. İyi bir takip programı ya kendi içinde ihale şartname analizi sunmalı ya da dosyayı analiz modülüne tek tıkla göndermeli.

Şartname analizinde beklenmesi gereken çıktılar:

Bu özellik yoksa ekip yine PDF içinde kaybolur.

5. Belge kütüphanesi

EKAP takip programı belge durumunu bilmeden tam karar veremez. Ticaret sicil, imza sirküleri, vergi/SGK borcu yoktur yazıları, ISO sertifikaları, iş deneyim belgeleri ve banka referans mektubu sistemde tutulmalı.

Bir ihalede “ISO 14001 zorunlu” yazıyorsa yazılım belge kütüphanesine bakıp “sizde yok” diyebilmeli. Bu uyarı son gün değil, ilk gün gelmeli.

6. Ekip iş akışı

Gerçek teklif süreci tek kişinin işi değildir. Satış, teknik ekip, finans ve yönetim birlikte karar verir. Program içinde atama, yorum, görev ve son tarih takibi olmalı. Yoksa bildirim geldiği halde iş yine WhatsApp grubunda kaybolur.

7. KVKK ve veri konumu

Kamu ihale dosyaları çoğu zaman ticari sır içerir. Programın veriyi nerede tuttuğunu sorun. KVKK aydınlatması, veri işleme sözleşmesi, erişim yetkileri ve silme politikası açık olmalı. Kamu İhale Kurumu ve EKAP verisi kamuya açık olabilir; sizin teklif notlarınız ve belgeleriniz değildir.

Tendermeister, Frankfurt europe-west1 üzerinde çalışır ve KVKK + GDPR uyumunu ürün tasarımının parçası kabul eder.

8. Toplam sahip olma maliyeti

Aylık lisans fiyatı tek maliyet değildir. Kurulum, eğitim, kullanıcı sayısı, bildirim limitleri, AI analiz hakkı ve destek dahil mi bakın. Ucuz görünen bir araç, 10 kullanıcı ve AI analiz eklentisiyle pahalı hale gelebilir.

Bir hesap yapın: teklif yöneticiniz haftada 6 saat manuel arama yapıyorsa, ayda yaklaşık 24 saat eder. İç maliyetiniz saatlik 35 EUR ise sadece arama maliyeti 840 EUR/aydır. Program bu sürenin yarısını bile azaltıyorsa lisans kendi kendini taşır.

9. Ölçüm ve raporlama

Program “kaç ilan bulduk?” dışında şunları göstermeli:

Bu veriler olmadan ihale süreci sadece yoğunluk üretir, strateji üretmez.

EKAP takip programı seçerken sık yapılan hatalar

İlk hata, sadece portal sayısına bakmaktır. 200 kaynağı tarayan ama %70 alakasız sonuç gönderen program, ekibin dikkatini öldürür.

İkinci hata, AI skorunun açıklamasını istememektir. Kara kutu skor güven vermez. Skorun hangi veriyle üretildiği açık olmalı.

Üçüncü hata, belge yönetimini “sonra bakarız” diye ertelemektir. Birçok firma ihaleyi zamanında bulur ama iş deneyim belgesi veya geçici teminat hazırlığı geç kaldığı için teklif veremez.

Dördüncü hata, ücretsiz denemeyi pasif kullanmaktır. Deneme süresinde sadece paneli gezmek yerine gerçek şirket profili girin, 5-10 ilanı işaretleyin, ekibe bildirim gönderin. Yazılımı gerçek iş akışında test edin.

14 günlük denemede nasıl test edilir?

Tendermeister veya başka bir araç deniyorsanız şu test planını kullanın:

  1. İlk gün şirket profilini doldurun: sektör, şehir, referans, belgeler.
  2. İkinci gün minimum skor eşiğini belirleyin.
  3. Üçüncü gün gelen 10 ilanı “uygun / değil” diye işaretleyin.
  4. Dördüncü gün bir şartname yükleyip KO kriterleri kontrol edin.
  5. Beşinci gün ekip arkadaşına görev atayın.
  6. Hafta sonunda kaç alakasız bildirim geldiğini sayın.
  7. İkinci hafta bir teklif dosyası açıp teklif hazırlama yazılımı akışını deneyin.

Bu plan, demo sunumundan daha gerçek sonuç verir.

Hangi firmalar hemen fayda görür?

En hızlı geri dönüş alan profiller şunlar:

Yeni başlayan firmalar için de değer var, fakat ilk kazanç genelde eğitim ve disiplin tarafında olur. Bu segment için KOBİ ihale yazılımı rehberini ayrıca hazırladık.

Tendermeister’i nerede konumlandırıyoruz?

Tendermeister’i klasik “ihale alarmı” olarak değil, kamu satış sürecinin karar destek sistemi olarak tasarladık. Ekipler yeni ilanı görür, uygunluk skorunu okur, şartname risklerini çıkarır, belge eksiklerini görür ve teklif hazırlama sürecini aynı yerden başlatır.

Kart bilgisi gerekmeden başlayabilirsiniz. İlk hedef büyük vaat değil; ilk hafta içinde şu soruya net cevap vermek: “Bu sistem bize her ay kaç saat kazandırıyor ve kaç iyi fırsatı kaçırmamızı engelliyor?”

Eğer yanıt sayılarla görünüyorsa, doğru programı bulmuşsunuzdur.

← Tüm yazılar